Skype vergadering 27 sept 2011

Notulen skype vergadering dd 27 september 2011  21.30 uur

Deelnemers:

Ulrike

Agnes

Ann

· Aanmeldingen verlopen rommelig en komen zowel via de mail als via het formulier binnen. Ulrike weet niet wat ze hier op dit moment nog aan kan doen.

· De werkgroep data-collection heeft de vragenlijsten klaar en deze zijn in googledocx aangemaakt. Hierdoor kan het in meerdere talen vertaald worden. Alles wat nodig is, is aanwezig, nu moeten mensen het gaan invullen. Verder zijn er formulieren voor indienen belangrijke contactadressen en literatuur aangemaakt.

· De werkgroep PR heeft de foto's van Ulrike ontvangen en dit is zo in orde.

· De powerpoint met informatie over Nederland en Brabant wordt door Annet uiterlijk zondagochtend 2 oktober bij Ulrike aangeleverd.

· Ulrike heeft diverse formulieren op de homepage gezet, zij verzoekt ieder daar even naar te kijken. Zij stuurt binnenkort een list met links rond.Se bedoeling is, dat leden van het Dutch Team in verschillende functies de informatie van vroeger en nu allemaal bij elkaar kunnen zoeken en op deze manier ook nieuwe leden en bjikomende studenten snel op de " actuele stand kunnen zijn”

· Voor de meeting verzoekt Ulrike om twee personen die het notuleren op zich willen nemen.

· Op de vrijdag zullen de werkgroepen data-collection en PR overleg hebben. Annet zal Stephanie mailen om te laten weten dat zowel Agnes als zijzelf niet op de vrijdag aanwezig kunnen zijn. Als het echt noodzakelijk is, kan Agnes er wellicht wel bij zijn. Ann zal, indien mogelijk, Annet bijpraten.

· Agnes heeft het Poolse rapport van Stana gelezen. De strekking van het verhaal is: In de doelen wordt benoemd dat Stana promotie zal maken voor equitherapie binnen Polen en de regio van Stana en niet op internationaal niveau.

· Ulrike verzoekt ieder het evaluatieformulier vóór 1 oktober in te vullen (op de homepage) Dit om een idee te hebben over de strekking is van gedachten over organisatie, wensen ten opzichte de communicatie en eigen inbreng, verwachtingen en behoeften etc. Met deze informatie is de moderator instaat de thema's efficiënt in te lichten en ook ervoor te zorgen dat gevoelige onderwerpen zo behandeld worden, dat er geen acute ruzie etc gaat ontstaan. Het gaat ook daarom te bekijken op welke manier er ondersteuning voor Marguerite gevonden kan worden waarbij gewaarborgd blijft, dat in de toekomst niet zo vreeslijk veel energie in emotionele en inefficiënte e-mail wisselingen verspilt moeten worden, of belangrijke stukken of vragenlijsten gewoon verdwijnen etc. waarbij soms niet een duidelijk is of mails de adressanten bereikt hebben of niet. Verder gaat het daarom om te bekijken hoeveel aan capaciteit op welk terrein binnen de teams bestaat om realistisch te kunnen plannen.

· Voor de vrijdag is Ulrike nog op zoek naar mensen die iets kunnen laten zien. Agnes wil dat wel. Ann lukt het niet en Annet kan er op vrijdag niet zijn i.v.m. werk bij Stoas Hogeschool. Ulrike denkt er nog over na of het in dat geval wel zin heeft om het door te laten gaan.

· Ann vraagt hoe zij voor een mobility een aanvraag moet doen. Ulrike geeft aan dat dit via het formulier op de homepage gaat en dat alle kosten eerst zelf voorgeschoten moeten worden. Zowel Ann als Annet geven aan dit niet te zien zitten. Volgens Ulrike kan dit niet anders, omdat de mobility's niet van te voren vrijgemaakt kunnen worden. Hierover zal nog nader contact zijn met elkaar. Hier is op dit moment geen pasklare oplossing voor.

· Communicatie over de verdere planning meeting via mail en de interne page. Mocht nog een skype nodig zijn vraagt Ulrike die via het communicatieformulier op.Zijn er nog vragen gewoon Ulrike bellen.